确权登记档案的整理方法和工作重点
时间: 来源:农村经营管理-中国农村网 作者:靖昉 王新锁 字号:【

  2017年底,山西省已经基本完成了承包地确权登记颁证工作。确权档案管理工作是确权工作的重要组成部分,现结合工作实际,浅谈对土地确权档案管理的体会。

  土地确权档案的整理方法

  综合管理类档案整理方法。工作形成的综合管理类文件材料,应当按照《归档文件整理规则》的要求,以“件”为单位进行整理,具体整理流程如下:(1)确定“件”;(2)装订;(3)按保管期限分类;(4)文件排列;(5)文件编号;(6)编制归档文件目录;(7)编制盒内文件目录;(8)装盒并填制盒脊、盒内备考表;(9)录入管理软件。

  确权登记类档案整理方法。农户承包地确权登记颁证档案的整理以户为单位,将每户所有材料集中在一起,组成一卷。具体流程如下:(1)组卷;(2)排列;(3)编号;(4)编制卷内文件目录;(5)填写卷内备考表;(6)填写案卷封面;(7)档案数字化;(8)装订案卷;(9)案卷排列;(10)编制案卷号;(11)编制案卷目录;(12)装盒;(13)录入管理软件。

  纠纷调处类档案整理方法。纠纷调处类档案,应单独立卷归档。具体流程如下:(1)组卷;(2)装订;(3)案件排列;(4)案件编号;(5)编制卷内文件目录;(6)编制案卷目录;(7)装盒并填制盒脊、盒内备考表;(8)录入管理软件。

  特殊载体类档案整理方法。特殊载体主要为照片档案和电子档案。在每项活动的照片形成后,将照片存放在事先准备好的“照片档案册”内,照片的排列要保持工作活动的有机联系。对每张照片要写出文字说明,其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。电子档案的整理按照《电子文件归档与管理规范》进行。电子文件元数据和使用管理信息系统采集、储存的专业数据及航空照片、遥感数据等一并归档保存。

  土地确权档案管理的重点

  资料收集齐全完整是基础。收集资料过程中务必保证齐全完整,真实可靠,这是档案资料来源的第一步,是最基础的工作,也是最重要的环节。县级负责确权方案、政策制定、检查验收等档案的收集整理;乡级负责在土地确权过程中本级形成的过程文件、统计报表、各村方案,纠纷调处等档案资料的收集整理。村级负责本村承包溯源、历史文件、过程材料、纠纷调处、权源变动等档案资料的收集整理;测绘队负责各村的确权方案、农户信息、地块信息、确权过程资料的收集整理。

  资料质量符合要求是关键。土地确权归档资料必须是原件,文件材料要字迹工整、数据准确、图样清晰、容易辨别;所有归档的文件材料必须经过严格审查,做到手续完备,签字、盖章、日期等必须齐全规范;一律用黑色中性笔填写;照片、声像及其他非纸质档案要配以相应的目录和文字说明,并确保载体有效。

  整理标准规范统一是前提。确权登记类中具体涉及农户的有关确权申请、身份信息、确认权属、实地勘界、界限表、登记和权证审核发放等文件材料,应按“一户一卷”整理归档。从案卷封面到卷内文件目录,页码编写、装订及档案盒尺寸等,都要严格按照标准统一制定,确保内容完整,归档齐全。

  业务指导精准到位是重点。档案部门要根据本县(市、区)土地确权工作进展和实际情况,第一时间介入,全程参与指导。在成立工作队伍、制定分类方案编号、熟练归档流程、明确归档质量等方面,先行确立试点,全程参与指导,强化实务操作,提供现场培训,以便发挥示范引导作用,以点带面,整体推进。

  (作者单位:山西省大同市农委会计辅导站、山西省农业厅农经研究所)

责任编辑:程明
    
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