2021年，中办、国办印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，将“智慧税务”作为新发展阶段进一步深化税收征管改革的主要着力点，以金税四期建设为主要内容的智慧税务建设正式启动，数电票日益成为各企事业单位业务的重要工具。本文将从机关后勤单位角度，深入探讨数电票实施现状、优化方案以及其对财务管理全面建设的推动作用。

　　一、当前现状

　　机关后勤单位一般规模较大，业务范围庞杂，涉及的发票种类和数量也较多，税务风险也较多。随着数电票的应用，对机关后勤单位在实际应用及税务风险管理等方面提出了一些挑战。

　　一是开票效率有待提高。由于数电票尚在试点起步阶段，机关后勤试点单位一般采取集中开票的方式，相关业务部门经办人到财务部门开具数电票，导致开票效率比较低。

　　二是发票入账及认证效率有待提高。报销环节结束后，财务人员记账时需人工识别专票中的进项税额，并在税务平台勾选认证，方可实现抵扣。由于缺少发票归集系统，这一过程需逐一核对取得的进项发票税额与账面金额、税务系统信息是否一致，既不利于保障财务数据的准确性，也不利于对进项数据的分析和利用。

　　三是缺少电子会计档案系统。2023年5月财政部公布的《电子凭证会计数据标准—全面数字化的电子发票(试行版)》规定，接收方必须保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。在实际工作中，有的报销人员直接将PDF文件或发票照片、截图传给财务人员，有的单位财务系统也还不具备接收XML格式文件的功能，导致难以形成符合规定的电子档案。

　　四是税务风险更易受上下游企业影响。当前，发票开具、接收、认证、申报等环节已经实现全程电子化，使得单位的税收信息更加透明，发票异常或上下游企业经营异常等情况，容易影响本单位信用等级的评估，从而影响单位开票的可用授信额度，需要配合税务部门调查上下游企业的情况也会增加。

　　二、应对策略

　　要充分认识到发票电子化的含义，深入了解“金税四期”的重要性和意义，通过加强学习，熟悉相关的法律法规，不断适应新的税务管理环境，提高单位税务管理工作的合规性，为单位的发展提供有力保障。

　　(一)建设数电票信息归集平台

　　一是在开票环节引入第三方平台。为解决目前在销项发票开具方面存在的问题，解决方式主要是引入第三方平台，通过“中介”的方式解决。目前第三方平台主要有2种方式：一种是独立的开票软件，单位安装登录就可使用。优点是价格便宜，无需研发配置等，即买即用;缺点是功能有限，仅能解决开票存在的开票员权限的单一问题，相关开票数据信息将储存在第三方平台的服务器中。另一种是本地化配置开票系统。优点是可与财务系统连接，实现功能串联，除了发票开具，还能实现验真验重，发票归档等功能;缺点是需要软件公司重新定制开发，与现有财务系统适配，价格较贵，开发时间较长等。后勤服务单位一般开具发票品目多、数量多，在试点工作期间，可先使用第三方开票软件解决棘手问题，对于其他功能的延伸，可以等试点工作结束，税局系统稳定后再进行相应开发。

　　二是建立发票查重机制。根据单位自身实际情况和预算安排，选择合适的查重方式。一种是自制电子表格进行查重。财务人员自制电子表格，要求用数电票报销时，将发票号码等关键信息填入表格，审核发票关键信息，通过设置相应的发票号查重公式，查询是否重号。此方法无须增加费用，但操作比较繁琐，增加了财务人员工作量，适合报销规模较小的单位。另一种是购买第三方软件或升级财务系统。通过第三方简易软件，直接录入或者扫描发票号码的关键信息，出现重复号码时，软件自动提示。这种方式价格便宜，操作相对便利，但也增加了工作量，且有遗漏风险，适合规模一般的单位。或升级财务报销系统，增加自动查重模块。在报销上传发票的同时，即可验证是否重复。这种方式快速便捷，但存在资金投入大、系统适配时间较长的情况。适合财务信息化程度较高、规模较大的单位。

　　三是进项税票全链条管理。以上初步改造完成后，下一步的工作主要是根据北京市试点结束后，依据正式的发票服务平台的相关内容，再对现有财务系统进行二次开发适配，通过开发财务管理平台，除查验真伪外，对入池的其他各类发票进行OCR识别，提取票面信息并自动价税分离，记录发票入池、报销、记账等相关信息，还可以自动查验开票是否规范、上游企业是否异常等信息。然后由财务人员进一步审核。同时，在发票报销后，还可以同步至税务系统，勾选已报销发票。

　　(二)完善发票电子档案管理

　　根据财政部、国家档案局《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，对于未建立电子会计档案管理信息系统的单位，以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。完成上述要求，需要增加能上传、识别并接收XML格式的发票池，并建立发票与会计凭证之间的匹配关系，以便查询、调阅及溯源。当然，这是一种简易保存的方式，距离真正的会计档案电子化还有相当的差距，单位要积极响应并配合上级主管部门自上而下建立配套措施，实现全面会计档案电子化。