一、问题的提出

　　F村党支部书记及报账员两人到省城参加“发展村集体经济”交流会，产生差旅费。

　　问题一：差旅费报销单，谁来填制?

　　实际操作中，常常是报账员作为经办人填制报销单，村党支部书记作为单位审批人签字报销。这种做法，存在村支书自己审批自己的情况，违反了单位内部控制中不相容职务分离原则;还有一种做法是，村支书和报账员分别作为经办人填制报销单，报账员填制报销单，单位负责人审批一栏是村支书签字报销，那么村支书作为经办人填制报销单，单位负责人审批一栏往往还是村支书签字报销，村支书既是经办人也是审批人，违反了单位内部控制中不相容职务相分离原则。在对村集体经济组织的审计、巡视巡察中，发现村支书、副主任经手的业务，很多是村报账员填制报销单，在经办人栏签名，这样做，既违反了《会计法》《会计基础工作规范》的要求，也给报账员带来一定的职业风险。

　　针对问题一，正确的做法是，F村党支部书记及报账员两人分别作为经办人填制报销单，村支书的报销单，单位负责人审批一栏，就要在村委会和村集体经济组织(村股份合作社)的财务制度中，明确单位负责人村支书，作为经济业务经办人的情况下，谁对他的报销单进行审批，比如村副主任或村纪检主任等。

　　问题二：该笔差旅费支出，是在村委会账中报销，还是在村集体经济组织(村股份经济合作社)中报销?

　　村委会和村集体经济组织(村股份经济合作社)，一套人马，两块牌子，基层报账员既要报村委会的账，又要报村集体经济组织(村股份经济合作社)的账。实际操作中，不少村的村级公共管理支出和村股份经济合作社经营支出混支，如何判断、划分村委会资金支出与村集体经济组织(村股份经济合作社)经营支出?按照“谁受益，谁承担”原则，资金支出是村集体经济组织(村股份经济合作社)受益，为村集体经济组织(村股份经济合作社)发展而发生，则在村集体经济组织(村股份经济合作社)账中列支，否则，在村委会账中报销。

　　上例中，F村支书及报账员参加“发展村集体经济”交流会发生的费用，与F村集体经济组织(村股份经济合作社)发展有关，F村集体经济组织(村股份经济合作社)受益，应在F村集体经济组织(村股份经济合作社)账中列支。

　　问题三：F村支书及报账员两人到省城参加“发展村集体经济”交流会，产生的住宿费等发票抬头，是开具F村委会还是F村集体经济组织(村股份经济合作社)?

　　问题三和问题二是紧密联系的，经济业务或事项的发生，与村级公共管理相关，则发票抬头开具“XX村委会”，与村集体经济组织(村股份经济合作社)经营管理相关，则发票抬头开具“XX村股份经济合作社”，通俗来讲，在村委会报账的，发票抬头开村委会;在村股份经济合作社报账的，发票抬头开村股份经济合作社。

　　根据问题二，该笔费用在F村集体经济组织(村股份经济合作社)账中列支，那么经办人在索要相关发票时，需明确发票抬头开“F村股份经济合作社”。

　　在对村委会和村集体经济组织的例行审计中，时常发现，在村委会的记账凭证后，混有村股份经济合作社抬头的票据，在村股份经济合作社的记账凭证里，也附有抬头为村委会的发票，规范乡村基层单位会计基础工作要常抓不懈。

　　二、单据管控的思路

　　因人手不够，基层报账员大多身兼数职，任务繁重，单据是经济业务发生后取得的，单据在源头取得时不规范，报账员事后审核也无能为力，所以报账员要管控好各项单据。村委会或村集体经济组织的单据是村委会或村集体经济组织在发生经济业务时，自行填制或从外单位(或个人)取得的凭证。单据记录了经济业务发生或完成情况，明确了相关单位或个人的经济责任，是村委会或村集体经济组织经济业务行为的“留痕”，是村委会或村集体经济组织进行会计核算的原始资料和重要依据。

　　村委会或村集体经济组织的单据包括表单和票据。表单一般是指村委会或村集体经济组织发生经济业务或事项所涉及的内部凭证。如，村委会或村集体经济组织重大事项的“四议两公开”，需向乡镇经管办“三资”代账中心报送会议签报记录和公开图片资料，说明会议议题、议程、地点、时间及与会人数、公开内容等。票据通常是村委会或村集体经济组织发生经济行为对外支付资金使用的外部凭证，一般在报销环节使用，如飞机票、火车票、从供货单位或提供劳务单位取得的发票等。

　　(一)将村委会或村集体经济组织经济活动涉及的单据及其要求制度化

　　因为“村账乡(镇)管”，报账员应和乡镇经管办“三资”代理记账中心会计共同梳理村委会或村集体经济组织经济活动的业务流程，在内部管理制度中明确各项经济活动所涉及的表单和票据。如，村委会或村集体经济组织出差报销制度规定，工作人员出差需要提交内部表单：费用报销审批单、相关单位邀请公函或会议通知单;提交外部票据：火车票、保险发票、住宿费发票等。又如会议费报销，内部表单：会议报销审批单、与会议相关的内部签报及能够证明会议议题、议程、地点、时间及与会人数等的会议记录;外部票据：外部结算单据如住宿发票、餐饮发票、场地租赁发票等。再如，村委会或村集体经济组织的负责人(村支书或村主任)是单位各项单据报销的审批人，需在村委会或村集体经济组织的财务制度中明确村支书为经济业务或事项的经办人，谁对村支书的报销单进行审批。内部表单是固化流程的有效工具，可以附表的形式附于相对应的管理制度文件后面。

　　(二)使用和管理单据应规范化

　　村委会或村集体经济组织相关工作人员必须按照制度规定使用和管理内部表单和外部票据，包括填制表单、取得外部单据、审核单据等环节。单据的再次审核、归档、保管环节则在乡镇经管办“三资”代理记账中心实施管理。笔者从报账员的角度谈谈外来票据管控的若干要点。

　　1. 外来发票的抬头事先要明确。文章开头中的案例说明，在经济业务发生前，村委会或村集体经济组织相关工作人员可以询问报账员发票抬头开具的名称或者在购销合同(或劳务合同)中明确发票抬头开具的名称。这里报账员应要求经办人索要发票时，发票必须开具村委会或村集体经济组织全名与纳税人识别号或统一社会信用代码。出差过程中乘坐网约车，在平台申请发票，应开具村委会或村集体经济组织抬头，而非出差人员个人抬头。

　　2.外来发票的内容要完整。品名、数量、单价、金额等项目要齐全，如采购办公用品，品名要具体化，不可以“办公用品”开具;当一次采购的货物品种较多时，销售方汇总开具发票的，必须附有销售清单，这个销售清单不是销售方提供的蓝联单或绿联单，也不是村委会或村集体经济组织经办人自行填制的加盖了销售方公章的清单，必须是开具单位同时使用防伪税控系统开具的销售货物或应税劳务清单，并加盖销售单位发票专用章。采购物资的发票，报销时要附有验收单。

　　3. 要避免不规范的发票和电子发票重复报销。现实中有不法分子利用模拟软件开具虚假发票，对大额的发票最好登录地方税务局官网查询真伪。电子发票是一个PDF文件，可多次重复打印，报账员无法通过发票表面及税务局查询系统识别是否重复报销，给单据管控带来风险。报账员和乡镇经管办“三资”代理记账中心会计在给村委会或村集体经济组织成员培训时，要反复强调电子发票重复报销，是套取集体资金、贪污公款的违规行为，业务经办人员应取得规范的发票，不规范的发票和电子发票重复报销是逃不过各级审计和巡视巡察的。为避免重复报销，报账员既要审核发票，也要核对与付款业务相关的合同、会议纪要、出差审批等相关资料。

　　4. 报销环节和审批手续要规范。经办人办理费用报销时，报账员要注意各项手续的规范性，比如经办人、证明人、审批人要“留痕”，不得违规代签，经办人与审批人、验收人不能是同一人。

　　单据管控就是对村委会或村集体经济组织所发生经济行为的痕迹进行控制，也就是把村委会或村集体经济组织支出业务的外部单据控制和支出业务内部表单控制相结合，以保证经济交易事项的真实性、合规性及合法性。