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一例跨年度账务差错的更正与启示

2017-01-10 10:42:43       来源:农村财务会计-中国农村网    作者:吴敬斌

  

  账务差错与会计差错不同,是指在进行会计账务处理时,由于复核、确认、编制凭证和记账等出现的错误。跨年度账务差错,主要指上年的账务处理完毕,并已结转下一年度之后发现的账务差错。由于基层财务人员素质参差不齐及经济业务处理中相关制度执行不严格,村集体容易出现各类差错。发现账务差错后,要防止因更正不当而错上加错,应当按会计制度的要求采取正确的方法进行更正。现就一例跨年度账务处理差错进行更正,并对更正方法及产生原因详细解析。

  一、案例简介

  2015年12月5日,某村报账员向乡公路站开具村集体专用收款收据一张,收取2015年度乡村道路维护资金5000元,并将收据联提供给对方。月末,该报账员将收据的会计联向乡农村会计服务中心报账,由于收据的会计联没有注明“转账”字样且未附转账的银行进账单,乡农村会计服务中心的代理会计将该笔收入作为现金收入进行会计核算。其所编制的记账凭证如下:

  借:现金  5 000

  贷:补助收入—其他补助收入

  5 000

  2016年1月15日,该村集体收到开户银行的转账进账单,款项系2015年度乡村道路维护资金5000元。账务处理出现错误。

  二、差错原因

  代理会计将此情况向乡经管站负责人汇报后,乡经管站安排人员向乡公路站的财务人员调查了解和对村集体报账员进行询问得知,当时乡公路站拨出该笔资金时,因将报账员提供的银行账号写错一个数字,银行没能将资金转入,但又未及时告知,直至月末结账时才发现。当月该村报账员办理的收支业务非常多,又没有按要求逐笔登记现金日记账,在报账的前一天晚上整理原始凭证时误将该笔收入归入现金收入类,就出现了现金“假性短款”。自盘现金发现短款后,报账员找不出差错原因,就私自个人垫付5000元,村集体的账面库存现金没有短缺,造成次日报账时代理会计无法发现短款。

  三、更正方法

  会计差错的更正方法,主要有划线更正法、红字冲销法和补充登记法三种,而红字冲销法在电算化条件也叫负数冲销法。因当前农村会计电算化已非常普遍,前述的账务处理差错就以电算化条件下为例,采用红字冲销法和补充登记法进行更正。

  1. 2016年末用红字冲销法冲销上年12月份的该笔收入,编制记账凭证:

  借:现金5 000

  贷:收益分配

  —未分配收益5 000

  因上年度的收入科目“补助收入”已结转,而村集体会计科目不同于企业,未设置“以前年度损益调整”科目,但该业务跨年度且涉及损益,应根据会计信息质量重要性原则进行溯及,冲转到“收益分配——未分配收益”。同时,记账凭证摘要栏注明“冲销2015年12月某号记账凭证”,并在2015年12月该笔业务的记账凭证上标注“已于2016年1月某号记账凭证冲销”,便于日后互相勾稽核查。

  2. 用补充登记法更正上年12月份的该笔收入,编制记账凭证:

  借:现金    5 000

  贷:应付款    5 000

  经编制冲销凭证后,现金余额多了5000元,即现金暂时性“长款”,应先记入“应付款”,待进一步调查落实原因,视调查结果再作处理。

  3. 对2016年1月乡公路站确实拨入到位的2015年度乡村道路维护资金5000元按正常账务进行处理,编制记账凭证:

  借:银行存款  5 000

  贷:补助收入—其他补助收入

  5 000

  因该记账凭证的原始凭证——收据会计联已于上年12月份记账并装订,按《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等规定要求,不允许拆取,所以在摘要栏要备注“收据会计联在2015年12月某号记账凭证”,与上年度凭证相关联,以便日后核查。

  4. 通过进一步调查核实,该笔经济业务的差错原因已查清,出纳个人垫款5000元属实,但这种私自处理的做法是错误的。乡经管站对其进行批评教育后,由村集体将款项予以退还报账员,编制记账凭证:

  借:应付款5 000

  贷:现金   5000

  相关调查笔录为此业务处理的重要依据,要作为凭证附件装订备查。

  四、几点启示

  这笔账务差错不是很特别,也算不上很复杂,却暴露出我们工作中存在财务制度执行不到位和工作态度问题。同时,由于涉及银行业务、现金盘点、内部稽核和差错更正等多个知识点,要求财务人员熟悉相关财会规章制度和掌握过硬的专业技能。为有效防范这类差错,必须做到以下几点:

  (一)要严格执行现金管理规章制度。据了解,该乡有的部门拨给村集体几千元的小额资金时,有时为图方便或应当事人要求,直接开现金支票由其自行到银行领取,表面上是未涉及现金不会出现点错现金和假钞等纠纷,而对村集体而言,这笔资金并没有进入村集体银行账户,不应进行“银行存款”科目的核算。这种时而开现金支票时而开转账支票的“双轨制”做法,违反了银行结算办法和相关财务管理制度,容易引起差错或出现资金安全风险,应立即予以改正,各部门所有拨付村集体的资金都应通过转账结算,以堵塞漏洞。

  (二)要督促报账员认真登记好日记账。现金和银行存款日记账应根据审核后的相关收款、付款凭证逐日逐笔按照经济业务发生的时间顺序进行登记,并随时结记余额,做到数字真实、准确,不重漏,不错记,账实相符,这是报账员的一项基础工作,也是防止出现长款、短款等差错或利于查找差错的重要措施。因此,乡镇农村会计服务中心要认真指导、督促报账员规范登记现金和银行存款日记账。

  (三)要加强财会人员的业务培训工作。县、乡经管部门要加强对乡村财会人员的业务培训工作,这包括两方面:一是财会知识的培训,通过培训提高他们的业务技能,尽量减少人为差错。现金日记账“日清月结”,并自我盘点,对银行未达账款,应及时查询;二是财经法纪的培训,要求他们自觉遵守财经法规制度,认真做事、老实做人,如现金发生盘盈或盘亏的,要查明原因,自己无法查明的,不得隐瞒或擅自处理,而应立即向村集体负责人和乡镇经管站报告,及时查清原因并纠正。

  (作者单位:福建省浦城县富岭镇经管站)

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