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合作社运行中途建账的方法

2017-09-14 13:49:46       来源:农村财务会计-中国农村网    作者:□ 魏根良 胡晓薇

  

  多数合作社受主观、客观条件的限制,在注册成立初期甚至较长一段时间没有建账核算,但在运行一段时间后(几个月、一年甚至几年)才逐步认识到建账的重要性。在该运行期间,由于没有对其已发生的入股、各项收支、财产物资购置等经济业务进行核算,有的甚至连原始凭证也未取得或保存下来,因而合作社运行中途建账难度要大于注册时直接建账。笔者根据2016年帮助某合作社运行中途建账的实践,就合作社运行中途建账的准备工作、有关账户余额的确定方法和启用新账的基本程序等谈点浅见,供运行中途建账的合作社参考。

  一、合作社运行中途建账的准备工作

  (一)配备财会人员。建账之前,合作社首先应按要求配备专(兼)职会计、出纳、库管各1名,为合作社中途建账及以后会计核算工作正常开展提供可靠的人才保证。

  (二)购置账簿凭证。按照会计设置总分类账、固定资产明细账、产品物资明细账、各项收支明细账、债权债务明细账、成员往来明细账(成员账户等)、股金明细账、其他明细账,出纳设置现金日记账、银行存款日记账和保管员设置产品物资登记簿的要求购置会计账簿。在此基础上,还应购置记账凭证、收据、入库单、出库单、用工登记表等原始凭证,为合作社中途建账提供物质保证。

  (三)搜集整理基础信息。包括合作社章程、营业执照、税务登记证、股东名册,银行开户许可证、银行账号、户名,组织机构及人员名单、成员工资标准等,为合作社中途建账提供原始资料保证。

  二、合作社运行中途建账时点账户余额的确定

  (一)确定建账时点。建账时点选择公历1月1日最好,但选择1月1日以外的任何日期为建账时点亦是可以的。

  (二)选择建账方法。建账时点确定之后,有两种建账方法可供选择:

  1. 合并建账。指对合作社注册登记日至建账时点之间发生的经济业务,不论其已经运行多长时间,均作为一个会计期间采用合并年度建账、记账和结账的方法进行补充登记。这种方法核算的结果只能反映建账时点上会计科目的期末余额,而不能分年度反映部分会计科目的期末余额。该种建账方法简便易行,反映的会计资料比较粗略,不要求提供分年度的原始凭证或流水账,建账难度较小,适合那些注册后至建账时点会计资料不全,没有流水账甚至就连原始凭证也保管不全的合作社。

  2. 分年度建账。指对合作社注册登记日到建账时点之间发生的经济业务,采取分年度建账、记账和结账的方法进行补充登记。这种方法核算的结果能够分年度反映会计科目的期末余额,反映的会计信息比合并建账反映的会计信息详细,但要求提供分年度的原始凭证或流水账,建账难度较大,适合那些注册后至建账时点会计资料比较健全,有流水账和原始凭证保管比较齐全的合作社。

  运行中途建账的合作社可以根据自身实际情况,研究确定所采用的建账方法。本文以合并建账为例进行说明。

  (三)确定有关账户余额的方法。运行中途建账合作社有关账户的余额,主要采取以下方法确定:

  1. 清产核资理清家底。合作社经营中途重新建账,首要的问题就是要进行清产核资。清产核资简单地说就是盘点,主要任务是按照确定的建账时点,把资产负债表的“资产=负债+所有者权益”两方的所有账户都集中进行一次清理盘点。具体工作内容如下:

  (1)全面清查资产。对合作社的库存现金、产品物资、牲(畜)禽资产、固定资产、在建工程等实物资产,采取见物点物的方法进行实地盘点,并在资产盘点表上逐项列明各项资产的名称、数量;对于各类银行存款,采取到开户银行查询的方法确定账户余额。

  (2)全面清查债权债务。通过查看现有单据、流水账记录、经手人和股东回忆等方法,将与合作社有往来的单位和个人列表,并初步确定其余额。

  (3)全面清理所有者权益。依据出资协议和收款收据,按照股东姓名、出资方式、协议作价等建立股东出资情况明细表。

  2. 合理作价形成资产负债表雏形。一是确定资产类账户余额。根据盘点的现金实有金额,确定“库存现金”账户余额;根据与银行核对的结果,确定“银行存款”账户余额;根据与外部往来单位(个人)核对的债权余额,确定“应收款”账户余额;根据与内部成员核对的往来余额,确定“成员往来”余额(如差额在借方,“内部往来”列入资产类,如差额在贷方,“成员往来”列入负债类);根据产品物资盘点实有数量和确定的单价,确定“产品物资”账户余额;根据牲畜(禽)资产盘点实有数量和确定的单价,确定“牲畜(禽)资产”账户余额;根据固定资产盘点实有数量和确定的单价,确定“固定资产”账户余额;根据尚未完工的在建工程的承包合同价值(没有承包合同的按已投入的人工费用和物资费用等),确定“在建工程”账户余额。二是确定负债类账户余额。通过与银行、有关单位(个人)核对,确定“短期借款”和“长期借款”账户余额;通过与内部成员和各往来单位(个人)核对,确定“应付款”、“应付工资”账户余额。三是确定所有者权益类账户余额。根据股东出资情况明细表,确定“股金”账户余额。

  3. 倒挤出运行期间的盈余金额。通过以上步骤,即可计算出资产类账户、负债类账户和所有者权益类各有关账户余额,将其分别登记在资产负债表相关项下,这就形成了建新账资产负债表雏形。该资产负债表肯定不平衡,用资产类合计减去负债类合计后的差额为所有者权益类账户合计,再减去已有的“股金”余额后,其差额为合作社自注册之日至建账时点运行期间产生的盈余或发生的亏损,通过“盈余分配——未分配盈余”账户来调整。当资产类账户合计余额大于负债类账户余额和所有者类权益账户余额合计时,其差额表示运行期间实现的盈余,列入“盈余分配——未分配盈余”账户的贷方;当资产类账户余额合计小于负债类账户余额和所有者权益类账户余额合计时,其差额表示运行期间发生的亏损,列入“盈余分配——未分配盈余”账户的借方。经过以上调整,形成了合作社建账时点上的资产负债表,从而使合作社注册日至运行中途建账日的资产负债表得到了较好还原。

  需要说明的是,以上方法步骤产生的资产盘点表、债权债务表、所有者权益表和最后形成的资产负债表,是合作社运行中途建账的基础数据。为保证上述数据的真实性和可信度,避免日后股东之间因此产生纠纷,各股东除全程参加以上资产、负债和所有者权益的清理盘点和作价过程外,还要在最后形成的资产盘点表、债权债务盘点表和所有者权益盘点表以及最后形成的资产负债表上签字。

  三、合作社运行中途建账启用新账的基本程序

  (一)填写建新账科目余额表。为确保新账启用平衡,根据资产负债表,按合作社会计制度要求,将合作社现有的资产、负债及所有者权益等账户的总账账户余额及所属明细账户余额,分门别类地归集整理登记,形成包含明细账户余额的建新账科目余额表。

  (二)启用新账。启用新账簿时,首先要检查账簿有无缺页,如有缺页应当更换新账簿。在此基础上,按以下方法启用新账:

  1. 填写账簿封面。启用新账时,应当在封面上写明单位名称、账簿名称和启用日期。其中:单位名称应当填写合作社的全称,注意与公章完全一致;启用日期应当填写公历日期。

  2. 填写账簿扉页上的“账簿启用和经管人员一览表”。列明合作社账簿名称、启用日期、账簿页数、财会主管人员签名和盖章,最后加盖公章。

  3. 编写页码顺序号。启用订本式账簿,对于未印刷页码顺序号的账簿,应当从第一页到最后一页顺序编写页数,不得跳页、缺号(大部分订本式账簿会直接印上页码,不需再填)。启用活页式账页,应当按账页顺序编号,并须定期装订成册,装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。

  4. 开设账页户头。在总分类账中,根据合作社科目表资产、负债、所有者权益、成本和损益类的各科目顺序填列,并根据每个账户年内可能发生的业务量的多少,预留每个账户应占用的账页数。如“库存现金”账户用第1、2、3页,“银行存款”用第4、5页,依次类推。注意在总账中开设账户时,即使某些账户没有余额或以后也不发生经济业务,也应按科目余额表顺序填写账户,只不过其所占页数相对少些。

  5. 填写“账户目录”。在账簿中开设账页户头后,按顺序将每个账户的名称和所占页数进行登记,注明每个账户的名称和页次,以便检查、登记和防止账页丢失。一般情况下,只有总分类账和明细分类账户才填写“账户目录”,现金日记账和银行存款日记账由于记账内容单一,所以没有“账户目录”。活页式账簿在账簿启用时无法确定页数,可先填好账户名称,等年终装订归档时再填写。

  (三)初始数据录入。初始数据录入时,不需要编制记账凭证,直接根据建新账科目余额表中的总账账户余额及所属明细账户余额,将其分别登记在总账账簿相应账户和明细账簿相应账户第一页的第一栏。其中:“日期栏”填写建账时点的日期,“凭证字号”栏空置不填,“摘要栏”内注明“中途建账盘点”字样,然后将各总账账户余额和明细账户余额直接抄入新账相应账户余额栏内,并注明余额的借贷方向。

  (四)试算平衡。为防止账户余额抄写错误,初始数据录入完成后,应以账户余额重新填写一张“建新账总账科目余额表”进行试算平衡,同时将各总账账户所属明细账户余额加总并与总账账户余额核对,发现差错及时更正。

  (五)后续调整。由于种种原因,以上清理盘点可能存在漏盘漏登问题,需要进行后续调整。调整时,通过“盈余分配——未分配盈余”账户调整。

  经过以上步骤,完成了合作社运行中途建账工作。对于以后发生的经济业务,按照正常的会计核算流程进行即可,具体方法不再赘述。

  (作者单位:河北省辛集市农村经济管理站)

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