中国农村网 > 工作探讨

应重视对村级财务档案的管理

2017-08-18 10:40:04       来源:中国农村网-农村财务会计    作者: 孙建臻

  

  村级财务档案是村级在全部经济业务活动中直接发生并形成的、对集体和社会具有保存价值的现实记录,是反映和证明村级经济发展历程的有效证据。《档案法》及《档案法实施办法》等明确规定村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料均属于村级档案的归档范围。但是在日常检查和指导村级档案整理的过程中发现,村级财务档案管理存在诸多问题:

  1.对财务档案的归档范围认识不到位。部分村街误认为财务档案就是账簿和凭证,其他的与财务报表、经济合同、与经济业务活动有关的会议记录、表决情况、公示资料等未予保留。

  2.相关材料归档不全、保管不善。档案管理要求应归尽归,才能确保档案的完整和有效利用。部分村街的归档材料完整性不够,不能完整反映经济业务活动的过程,尤其是合同、协议类档案缺失严重,仅有的记账凭证也因保管不善导致单据折叠、撕裂、掉页等现象发生,为以后有关事项的查询和认证造成隐患。

  3.缺乏必要的档案设施,档案材料毁损严重。受条件限制,村级仅有的档案材料在整理之后由于没有必要的档案室和档案橱柜,部分村街将合同、协议等档案材料堆放在办公室角落、桌面甚至库房等,毁损、丢失严重;还有的将财务档案材料带回家中,人员交接时因忽视而导致档案材料整体失踪。

  4.管理人员对档案材料的管理和利用不规范。村街基本上没有专职档案管理人员,大部分村由村文书兼职,由于工作忙及对档案业务认知少的限制,使入档材料借阅时没有记录、查阅完毕的档案随手放置没有归原位等现象时有发生,甚至在提供档案材料时不是提供复印件而是直接取走原件,导致档案材料有去无回,这也是原始凭证和合同丢失居多的主要原因。

  以上问题的存在,既与档案法律法规的要求相去甚远,也为村集体经济业务活动发展历程的完整性留下了不可弥补的遗憾。为减少上述问题发生,在工作中应重点采取以下措施:

  1. 提高档案意识,加强业务培训,增加培训次数

  通过各种途径宣传档案法律法规,明确档案工作的重要性和档案利用的价值。在业务培训过程中坚持理论联系实际,制定切实可行的培训内容,从财务档案资料整理的实际操作步骤入手,逐步逐项进行;其次适当增加培训次数,由一年一次集中整档变为一年至少两次,或者采取对中心村、重点村、重要经济项目等重点培训的方式,达到影响带动、以点带面,使村级管理人员逐步掌握基本的财务档案整理、保管和利用方法。

  2. 因地制宜,制定适当的村级财务档案管理模式

  由于村情不一致,条件不一样,对村级财务档案管理一个标准要求下去也很难执行到位。可以采取因地制宜的方法,对于有条件单独建立档案室的村,可以设置单独的档案橱柜,对财务档案资料进行分类、分年度存放;对于条件不具备的村,可以采取由乡镇、社区档案室集中代管的方式,办理好入档、查阅等手续,按期入档、规范管理。

  3. 明确村级档案管理的主体,严格档案执法

  村级档案材料的管理主体是村集体本级组织,不是社区、乡镇或者上级档案主管部门,任何不执行档案法、未按规定开展档案工作都是违法行为。对在档案执法检查或者指导村级档案材料整理过程中发现的严重违反档案法的行为进行严肃处理,对因档案管理措施不力、玩忽职守、造成档案损失的,根据情节轻重追究相关责任人责任。

  (作者单位:山东省莒县档案局)


中国农村网
责任编辑:王萍