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“三资”清理后别忘了材料归档

2017-06-08 15:55:28       来源:农村财务会计-中国农村网    作者:□ 孙建臻

  

  笔者在具体指导村街档案材料整理工作中,发现很多村街费了很大精力开展“三资”清理工作,工作收尾阶段只关注清理出的问题,忽视了对“三资”档案的管理。不少村街在清理工作结束后,没有专人负责将应归档材料及时整理归档,导致应保管归档的材料缺失严重。部分完成归档的村街也缺乏档案整理的专业知识,归档材料杂乱无序,简陋装订成卷,容易损毁丢失。笔者认为,造成以上状况的主要原因是以下几个方面:

  1. 对档案材料重视程度不够

  从村街负责人到具体负责这项工作的村街文书,对档案工作的认识没有达到应有的程度。档案工作价值体现的“滞后性”导致当目前工作比较紧张、事情比较多的时候,档案整理工作能减则减,多数被“靠后”处理,时间一长,材料缺失、毁损、遗漏不可避免。

  2. 对档案材料保管不当

  受条件限制,多数村街不具备档案整理的日常用品及保管橱具,工作完成后及时归档的很少,多数是折叠后成摞地存放。

  3. 整理内容杂乱无序

  个别村街将需要保存的资料线装成本,但是内容杂乱无序,无封面、目录、编码等,装订不规范导致首页和尾页屡次脱落,内容页次渐次减少。遇到问题需要查找时需逐页翻看,存在的内容也一时找不着、查不到。

  4. 对“三资”档案材料认识不全

  大多数村街只重视了会计账簿、凭证单据的保管,其他的资料认为可有可无,我们日常所说的“三资”档案不仅仅包含账簿、凭证,还应当包括:集体各种经济合同和协议;各类资产、资源统计表和台账;历年财务收支计划及收益分配方案;各种各类财务报表;各类会计凭证、会计账簿、会计人员交接清单、会计档案保管借阅单等;各村街财务人员档案;其他涉及资金、资产、资源方面的清查、会议、报告、总结、证明等等。

  “三资”档案的完整对集体资产的产权权属、权利义务、保值增值等发挥着巨大的作用,对消除争议,解决纠纷也至关重要。因此,为解决在“三资”档案材料保管过程中存在的上述问题,建议采取以下对策:

  1. 加强档案业务宣传,提高认识

  在加强对社区村街具体档案业务指导的同时,应加强《档案法》宣传,切实提高村街负责人及档案人员的思想意识,从根本上重视档案工作,做到“应归尽归”。

  2. 及时有序归档,普及正确的查档方法

  查阅方法的对错与否,直接影响着档案人员档案装订标准和档案利用效果。有的村街在整档时不规落,也反映整档后越不好查找了,这充分说明整档的基本常识没被掌握,各人习惯用自己的存档方法,不统一整档标准达不到档案整理的意义,只有明确档案材料整理的基本常识,掌握查档方法,才能更好、方便、快捷地发挥档案价值。

  3. 完善档案保管条件

  有条件的村街可以配备必要的档案装订、保管用具。没有条件的可以设置统一的档案室,配备装订材料,明确保管人员,各村街将装订好的“三资”档案材料在规定区域集中存放,便于管理、查找、利用。

  4. 制定制度,责任到人

  档案材料经办及保管人员,从资料的收集、分类、整理、装订、保管、查阅等各程序都要明确责任,制定相应的制度,避免出现人为的丢失、毁损、散乱等现象发生,确保档案材料的完整、有序、安全。

  (作者单位:山东省莒县档案局)


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