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完善农民合作社成员账户管理的思考

2017-04-06 10:47:59       来源:农村财务会计-中国农村网    作者: □ 石 慧

  

  截至2015年底,北京市农民合作社数量已经达到6330家,资产总额78.9亿元,正式登记注册的成员19.6万名,辐射带动农户23.7万户。但在数量巨大的合作社中“小、散、弱”合作社大量存在,成员账户管理不规范问题突出。成员账户管理的规范与否,直接关系到其是否真正意义上的合作社,关系到其能否实现成员利益最大化,关系到其是否可以享受国家相应的资金扶持和税收优惠政策,因此,规范成员账户管理是农民合作社发展壮大的前提条件,也是当前亟待解决的关键问题。

  一、成员账户管理方面存在的主要问题

  (一)成员账户记录不全。农民合作社成员账户记载内容包括三部分,一是相关资金额(出资额、公积金量化份额、国家财政扶持资金和接受捐赠形成资产量化份额),二是产品交易情况(品种、交易量和交易额),三是可分配盈余返还(按交易量返还金额、按资金额返还金额)。部分合作社成员账户记录不完整,表现为:未建立成员账户、内容缺失、更新不及时。

  (二)出资额记录不合理。合作社在工商注册时不要求验资,导致部分合作社为了评上示范社,获得国家扶持资金,虚报成员出资,而虚报的出资却无法作为返利依据。在成员退社或入社,需要变更工商注册资本时,需要全体成员签字。在土地经营权等无形资产入股时,未评估其预期收益,入账价值不合理。

  (三)国家财政扶持资金和接受捐赠形成资产量化难。《农民专业合作社法》规定“财政补助和接受捐赠形成的资产要平均量化给每个成员”,但量化给哪些成员并没有明确,是接受扶持或捐赠当年的成员还是现成员,并没有统一说法,如量化给现成员,由于成员数量不断变化,每年需要重新量化一次,工作量较大,因此,部分合作社采取了仅量化给接受扶持或捐赠当年的成员的做法。财政扶持资金形成资产后转入权益类科目才需要量化,而未形成资产部分则无需量化,如果财政扶持项目没有明确用途,合作社则更倾向于将财政资金用于费用类开支或购置低值易耗品,不利于合作社持续发展。

  (四)公积金量化范围和方式不明确。公积金量化方式是将当年新增的盈余公积、资本溢价和增值部分按照出资额、交易量(额)或出资额与交易额(量)的一定比例进行量化,如果成员退社,可以带走公积金量化份额。部分合作社仅将盈余公积进行量化,而没有包含资本溢价和增值部分。如果发生用盈余公积补亏,是否应减少量化到每个成员的公积金,这个问题不够明确。

  (五)产品交易情况记录不科学。成员账户中资金额和盈余返还部分每年变动次数较少,而产品交易部分业务频繁,需要记录的内容很多,交易的品种也很多,如果放在一张表中记录,容易造成混乱。此外,合作社不仅收购代销商品,也销售物资、提供服务,这些不同的交易类型为合作社所创造的利益是不同的,如果把它们等同起来,就会影响盈余分配的公平性。

  (六)盈余返还不规范。按照《农民专业合作社法》的要求,合作社应该实行二次返还,返还时按照交易量(额)返还的应不低于60%,按照资金额返还的不超过40%。根据北京市农经办对2012年登记在册5179家农民合作社的调查结果显示:仅有15%的合作社实现了二次返还,在返还的单位中有近50%并没有按照四六开的标准进行返还。在盈余返还时未考虑合作社领办人的作用,未设置奖励股。部分实现分红的合作社也存在没有盈余返还方案、返还比例不固定、分配随意性较大等问题。

  二、成员账户管理存在问题的原因分析

  (一)核算方法不合理,领办人缺乏规范管理积极性。如果严格按照规范登记成员账户并进行盈余返还,合作社的领办人相比于其他出资人,并没有获得额外的收益,其为合作社生产经营所做的贡献难以得到应有的回报,很难调动其规范成员账户管理的积极性。

  (二)核算程序较繁琐,农民合作社财务人员难胜任。农民合作社会计核算与其他企业相比,关键在于成员账户运用,而合作社成员众多,有的甚至达到上千人,如果采取手工记账方式建立成员账户,将花费财务人员大量的时间精力,例如,某500户成员的合作社,其成员账户有8本,如果一名财务人员手工录入,需要花费一个星期的时间。量化方式不尽相同,有按出资额的,有按交易量(额)的,有平均量化的。成员有新入社的,有退社的,入社时产生的资本溢价要量化到其他成员,退社时量化到个人的出资额和公积金可以带走,但量化到其个人名下的财政补助或捐赠资产形成的份额不能带走,要重新量化给其他成员。综上所述,成员账户核算非常复杂,需要具有一定能力和水平的专业财务人员才能胜任,但现实中,很多合作社没有独立的财务人员,理事长及其家属兼任财务人员的不乏其数,难以胜任合作社成员账户的管理。

  (三)核算方法不明确,缺少成员账户会计核算细则。成员账户是合作社所特有的,没有现成的经验可以借鉴,而《农民专业合作社法》和会计核算办法中,只明确了主要经济事项的核算办法,当现实中遇到复杂情况时,找不到核算的依据,导致成员账户核算主观随意性较大。如国家扶持资金形成资产计提折旧后的账务处理,再如成员退社后如何分摊退社前本社的亏损及债务等,这些都未形成明确规定的问题,直接影响合作社成员账户的规范管理。

  (四)核算手段较落后,没有现成的财务管理软件可用。农民合作社不同于企业会计核算,因此,现成的企业会计核算软件不能完全适用,特别是成员账户核算功能在企业财务管理软件中完全没有。2016年,北京市在农业部研发的农民合作社会计核算软件的基础上,进一步开发设计,初步建立了北京市专门的农民合作社会计核算软件,目前,该软件已经设计完成,并在全市216家市级示范社推广运行,距离全市普遍实现会计核算电算化,还需很长一段时间。

  三、完善成员账户管理的对策建议

  (一)完善现有成员账户核算办法

  1. 出资额核算。定期核实、变更成员出资,保证成员实际出资额与会计账簿、工商注册资金一致,成员入股或退股时,要及时到工商部门变更注册资本,为简化工作流程,可由全体成员签署授权变更书,方便变更注册资本。土地经营权入股时,应按照其未来预期收益合理确定出资额。对于有突出贡献的人员,可以通过合作社章程或成员民主表决,从盈余公积或资本公积中转出奖励股作为其个人的股份。

  2. 国家财政部门扶持资金形成资产和接受捐赠量化。财政扶持资金投向合作社时,应明确规定资金用途,避免直接列支费用而不形成资产。明确国家财政扶持资金形成资产部分记入资本公积,接受捐赠不论是否形成资产,全部记入资本公积,并按照资金来源,下设二级科目核算(按现行制度会计核算办法,该业务记入专项基金)。每年年末将国家财政扶持资金、接受捐赠二级科目余额平均量化给所有现成员,作为其当年分红的依据。

  3. 公积金量化。公积金量化范围包括盈余公积和资本公积中的资本溢价部分,新入社的成员应该根据合作社的盈余积累情况,缴纳相应的资本溢价,这样能够保证原有社员的利益不会受到损害。每年年末利润结转、提取公积金后,对当年公积金变量部分按照章程规定进行量化,该变量可以是正数也可以是负数。根据《北京市农民专业合作社会计核算办法(试行)》第43条的规定,“盈余公积可以按出资额、交易量(额)或出资额与交易量(额)相结合的方法量化给成员”,由于量化的是当年的公积金变量,如果将交易量(额)作为量化依据,应当选取当年发生的交易量(额),无需追溯以前年度。

  4. 产品交易情况记录。将产品交易的详细情况在成员交易明细账中记录,在成员账户中仅反映当年某个品种的交易量和交易额的汇总数。业务种类较多的合作社,可以对不同的品种的交易设置不同的权重,使不同的交易品种在参与盈余返还时获利不同,对产生效益高的品种设置较高的权重,对产生效益少的品种设置稍低的权重。所有成员间的交易必须通过“成员往来”科目核算,成员账户的总交易额要与“成员往来”的借贷方发生额相对应。

  (二)完善专门的财务管理软件辅助成员账户管理

  利用专门的合作社财务管理软件辅助成员账户核算,简化核算流程,具体操作步骤如下:

  1. 记录成员交易。在软件中预先设置成员交易的品种和每个品种的权重,权重最大赋值为1。业务量少的,可以在成员交易明细账中逐笔记录成员交易情况,同时形成会计凭证。业务量多的,可以通过软件预设的表格模板录入成员交易情况,记录一定时间或笔数后,再导入成员交易明细账,同时形成会计凭证。每年年末将成员交易明细账按品种汇总,导入成员账户中。

  2. 记录出资额。在实收资本科目下设现金股、土地股、奖励股等二级科目,成员出资时按照实际分别记入相应二级科目和成员账户,当成员新增出资时,填制会计凭证,记入实收资本科目(按现行制度会计核算办法,该业务记入股金),成员账户中自动添加该笔出资,成员账户中的出资额相加与实收资本余额相等。成员账户中反映出资额变动明细,年末余额结转下年。

  3. 量化财政扶持和接受捐赠资金。每年年底量化一次形成财产的财政扶持资金和接受捐赠财产,由系统自动提取相应科目余额,用户选择量化成员名单,系统自动平均量化给每个成员。由于下一年度该余额要重新量化,成员账户中该余额无需结转下年。

  4. 量化公积金。盈余结转后,按照合作社章程规定的比例,计算盈余公积和风险基金提取金额,填制相关会计凭证。软件自动生成出本年公积金余额与上年公积金余额,计算出差额。在公积金量化模块,预设按出资额量化、按交易量(额)量化、出资额和交易量(额)量化相结合等3种选项,由用户进行勾选,如果用户选择按出资额和交易量(额)量化,可同时设置各自量化比例,如果用户选择按交易量(额)量化,可同时设置是否需要考虑权重,确定好公积金量化方案后,软件将当年公积金变量自动量化到成员账户。由于公积金属于累积金额,成员账户中该余额应结转下年。

  5. 盈余返还。计算可分配盈余:可分配盈余=当年盈余扣除提取的盈余公积-弥补上年亏损数+往年未分配盈余数额+其他转入。设置盈余返还方案,具体内容包括:可分配盈余总额、预留未分配利润比例、按交易量(额)返还比例、按出资额返还比例、按交易额返还还是按交易量返还、是否给不同的产品设置不同的权重等等。返还方案设置完成后,自动量化到成员账户,同时生成记账凭证。成员账户中当年盈余返还金额无需结转下年。

  (三)做好成员账户管理的指导检查工作

  要求严格按照相关规定核算成员账户并进行盈余返还,按交易额(量)返还不低于60%,按资金额返还不超过40%。积极宣传规范成员账户的重要性,鼓励合作社设立奖励股。定期开展跟踪检查,将成员账户管理规范与否作为合作社评定示范社、申请财政扶持资金、获得银行贷款等环节的重要考核项目,实行一票否决制。鼓励有条件的地区,由财政出资为获得财政扶持资金的农民合作社聘请会计师事务所记账,对财政扶持资金的开支进行全程监管。

  (作者单位:北京市农村合作经济经营管理办公室)


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