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村集体经济组织档案管理对策

2017-12-12 15:24:30       来源:农村财务会计-中国农村网    作者:□ 金志昌 刘传海

  

  村集体经济组织档案管理是一项重要的工作。笔者从事基层农村经管工作,近几年处理农村信访案件查找村级财务、文书档案时,本以为很好找的取证材料,却因为档案管理不善而无从找起,影响了信访案件的调查和办结。

  有些村干部一提起档案管理就觉得是政府机关需做的事,农村没有什么重要的档案需要留存,因此既不重视档案资料的搜集整理,又不重视档案管理的存放。其实村集体经济组织需要搜集的资料,并不像有些村干部认为的那么少,人们常说“上面千根线,下面一根针”,用来形容村一级档案资料搜集工作再恰当不过,各级政府下发的文件,有关部门安排的工作,如新农保、新农合、农业补贴、低保户资料、扶贫资料等,还有近几年的土地确权、农村集体产权制度改革等工作,这些工作的成果直接关系到每一位村民,工作相关的资料具有极其重要的存档意义。针对村集体经济组织档案管理存在的问题,笔者认为应从以下几点加强管理。

  提高村干部的档案管理意识

  档案资料的用途是备查,特别是出现信访问题时,找到当时的档案资料,就能查清当时这项工作是如何研究,如何落实的,关键时刻能给村干部一个清白,还群众一个明白,这样的问题我们遇到不少。所以教育村干部加强档案资料的管理,就要结合实际已经发生的活生生的事例,这样才能起到应有的教育意义。近几年我们就是这样培养村干部对档案管理意识,收到了很好的效果。让村干部明白档案“用时方恨少”的道理和重要性。

  加强档案资料管理人员的责任意识教育

  根据现在的体制,村集体经济组织的村文书是档案管理的第一责任人,不仅平时的资料搜集他们经手得多,而且平日经手的文件资料和使用的档案资料也多,在村办公室从事的工作时间也多数掌握,这就决定了村文书在档案资料管理方面具有优势,因此加强他们对档案资料的管理意识教育就变得尤为重要。

  一是规定村文书是档案资料搜集、整理、归档和日常管理的第一责任人,村文书不仅是平时搜集档案的责任人,更是管理的责任人,出现档案管理问题首先要追究村文书的责任。镇政府及有关部门要加强档案资料检查工作,发现问题及时进行责任追究和处理,建立起一套规章制度,并切实执行好。

  二是文件资料要第一时间交给村文书管理,有的村干部开会时有把上级发的文件资料带回家的习惯,造成文件资料丢失,针对这个问题,档案管理部门要加强对村干部的教育和要求,村文书也要在第一时间收集文件资料,该收集的尽收,不能因为个别干部的习惯造成文件资料的丢失。如果认识到位,档案资料的搜集和整理,是平时一种自觉的习惯性工作,不用刻意地为搜集而搜集。例如,村“两委”班子在开会时,作为村文书,如果训练有素的话,自然而然地就要做好会议记录,用会议记录的格式信笺记录下每位参会者的姓名、会议地点、会议时间、会议研究和通过的事项,把每位参会者的发言重点记下,会议结束让每位参会者签上自己的名字,会后整理暂存,年底再把所有的会议记录整理归档。所以资料搜集并非刻意为之,只要做到认识到位就行。上级政府、部门发的有关文件资料、村集体经济组织与农户签订的各类专业承包合同,只要注意收集保存,年底分类归档即可。

  档案资料的管理也要创新方法

  2017年,我们在发现村级档案管理存在问题后,及时向党委政府主要领导汇报,由镇经管部门牵头,对全镇72个村集体经济组织现有档案资料专门设置表格予以登记,主要从2016年开始倒推直到村现存一开始的档案资料,对每一年度的财务档案和文书档案进行登记,具体登记每一年度会计账簿、凭证、文书档案的本数,村主要负责人和村文书签字确认,一式两份,一份村存档,一份镇经管部门存档,凡是登记在册的档案资料如发生丢失和毁坏,就要追究村负责人和村文书的责任。

  在实际工作中我们还发现,毕竟村一级的档案管理设施和管理责任意识赶不上镇一级,对于有些档案资料,如2014年完成的农村承包地确权工作形成的档案资料,如每户由村集体经济组织保存的土地承包合同、土地承包确认书、土地承包登记簿,我们从一开始就做到集中存放在镇经管部门,镇政府为此投入5万多元,现在党的十九大提出农村土地二轮承包到期后再延长30年,土地确权档案资料从现在起保存的时间就要40年了,如果这些档案资料存放在村一级,很可能因为这样那样的问题造成档案资料的丢失。所以档案资料的管理需要从实际出发,采取创新性管理手段和方法。

  今后随着农村集体产权制度改革推进,对于这项工作形成的档案资料,也要采取集中管理的手段和方法。

  (作者单位:山东省诸城市桃林镇经管站)


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