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会计凭证的整理、装订和保管技巧

2016-01-20 19:57:14       来源:中国农村网    作者:张裕辉

  

  会计凭证是会计档案的组成部分,也是重要的经济档案。因此,对会计凭证必须妥善保管,及时装订成册,确保会计凭证完整无缺。如何整理、装订、保管好会计凭证,现结合本人多年从事会计工作的经历,谈点体会。

  一、会计凭证的整理

  1. 每一笔经济业务的原始凭证,不管其张数多少,都应依左上角理齐,无论是自制原始凭证还是外来原始凭证,四边的毛边要修剪,特别是左上角的两条边,线要直,无毛边,呈直角形。然后,用大头针或回形针将原始凭证附在各该记账凭证后面,随记账凭证保管,并在记账凭证上注明附件张数,附件的张数要按独立的原始凭证张数计算。某些原始凭证,如差旅费报销单、医药费报销单,以报销单张数作为附件张数。至于每张报销单所粘贴的外来凭证张数,如车船票、小额定额发票等在报销单上注明,不计入记账凭证的附件张数内。

  2. 原始凭证来自各种不同渠道,内容格式不同,纸张大小不一。如果原始凭证过大、过小、过厚、破损,可按以下办法处理:对凭证纸张较大,可按记账凭证的大小,先自下而上折叠,再自右往左折叠,对压在装订线以下的部分用刀片裁开向右折叠过来;对凭证过小的,可在小凭证后面涂匀胶水,平整地粘贴在记账凭证同样大小的衬纸上,防止装订后看不全凭证的内容;对破损的凭证要按原状贴补好,使得装订后不得脱落;对凭证过厚,如硬车票,取其表面一层薄纸粘贴在报销凭证上。

  3. 某些重要的凭证,因保管时间的长短不同,需分类立卷归档单独保管,如文件、契约、合同等可以抄录主要内容,经有关人员签字后将抄入本附在记账凭证上,也可以用复印件作为凭证,但应在记账凭证“摘要”栏内说明原因及存放地点、保管人姓名等事项。

  二、会计凭证的装订

  1. 各单位由于经济活动内容不同,每月(期)结账时会计凭证的数量多少不一,一般而言每册装订厚度2—3厘米为宜,多者可视情况增订册数。

  2. 记账凭证装订前要认真检查,看记账凭证的编号是否齐全,有无缺号,并检查原始凭证的张数有无多少,最后抽去记账凭证上的大头针或回形针。

  3. 记账凭证排完序后,可将当月的《会计科目发生额平衡表》、《会计科目余额表》以及《现金转账收付凭证交接单》折叠后一并编排在记账凭证的前面,以便需要时查阅。

  4. 会计凭证封面设计应包括册数、年度、起讫日期、记账凭证号数、原始凭证和原始凭证汇总表张数、记账凭证总页数等,日期、数字最好选用日期号码章用印泥粘印。为避免封面装订后填制失误,封面设计可在装订前完成,以保证会计凭证封面整洁美观。

  5. 装订会计凭证可采用“三针四线法”。即在会计凭证左上角装订处,打3个孔绕4道线的一种装订方法。首先,第一个孔打在封面左上角距上边线和左边线1.5厘米处的交叉点上,其直径比其他两个孔的直径要大一点,以便于以后穿线。第二个孔在第一个孔的右边,距第一个孔和上边线1.5厘米处的交叉点上。第三个孔在第一个孔的下方距第一个孔和左边线1.5厘米处的交叉点上。这3个孔构成一个等腰三角形,它的两条直角边分别与封面的左边线和上边线平衡。打好孔后,进行穿线。第一针从第一孔的背面向正面穿(留下线尾5—6厘米),向左边绕一道线,再从第一个孔的背面穿过,向上绕一道线,仍从第一个孔的背面穿过,引至正面,然后订第二孔。针从第二孔的正面穿过,从背面向上绕一道线至正面,再从第二孔穿过,然后从第一孔的背面穿至正面订第三孔。针从第三孔的正面穿过,背后向左绕一道线,再从正面穿过,将带针的线与原预留的线头在第一孔背面打个死结,在每次绕线过程中,要边绕线边勒紧,剪去多余线尾,用锤子锤平线结。

  6. 在装订会计凭证时,还需要在装订处包好角,并盖上装订人员的印章。同时在每册记账凭证的左侧脊梁上注明年份、月份、册号数及记账凭证的起讫号数,以便日后查阅。

  三、会计凭证的管理

  会计凭证是会计档案的重要组成部分,应和账簿、报表等会计资料一同妥善保管。要建立会计凭证调阅登记,按规定办理借阅手续;设立会计人员交接记录簿,会计人员变动时,对交接的内容、时间、监交人认真记录;要设立会计档案专柜,专人负责保管,并选择防火、干燥、通风性能较好的地方存放,定期在橱内放入樟脑丸,室内地面放置灭鼠药等,确保会计档案资料在管理期限内安全完整。

  (作者单位:江苏省启东市海复镇农经站)


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