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合作社采购业务管控

2016-03-09 13:11:23       来源:中国农村网    作者:姜正富

  

  采购是合作社日常经营活动最重要的业务之一,是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关经济活动。合作社应当结合实际情况,全面梳理采购业务流程,建立和完善采购业务相关的管理制度,统筹安排采购计划,明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评价等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保物资采购满足合作社生产经营需要。笔者根据日常工作经验,总结了从四个方面做好采购业务管控。

  一、采购业务中存在的主要风险

  (一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,会造成库存材料或商品出现短缺、积压等,可能导致合作社生产停滞或资源浪费。

  (二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购员与供应商恶意串通、采购物资质次价高,发生采购舞弊、合作社遭受商业欺诈等。

  (三)采购验收不规范,付款审核不严,应付款账簿登记不规范,与供应商对账方式不科学,可能导致采购的物资质量不符合规定、合作社资金损失、信用受损等。

  二、购买环节管控

  (一)合作社应当建立采购申请制度,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

  (二)合作社应当严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。

  (三)合作社应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

  (四)合作社应当根据市场情况和采购计划,采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等方式合理选择采购方式。

  (五)合作社应当建立采购定价机制,采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格。

  (六)合作社应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同,明确双方权利、义务和违约责任,并按照规定权限签订采购合同。

  (七)合作社应当建立严格的采购验收制度,确定检验方式,由专门的验收机构或验收人员对购买物资(劳务)进行验收,出具验收证明。验收过程中发现的异常情况,负责验收的机构或人员应当及时报告,查明原因并及时处理。

  (八)合作社应当加强物资采购供应过程的管理,做好采购业务各环节的记录,确保采购业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案。

  三、付款环节管控

  (一)合作社应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定及时办理付款。

  (二)合作社在付款过程中,应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的,应查明原因,及时报告处理。合作社应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,发现异常情况,应当拒绝付款,避免出现资金损失和信用受损。

  (三)合作社应当加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施。

  (四)合作社应当加强对采购活动的会计系统控制,详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

  (五)合作社应当指定专人通过函证等方式,定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

  (六)合作社应当建立退货管理制度,对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定,并在与供应商的合同中明确退货事宜,及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货,应在索赔期内及时办理索赔。

  四、采购业务评价管控

  合作社应当建立采购业务定期评价制度,至少应当每年年末对采购业务分析评价。采购业务评价应遵循全面性、重要性和客观性原则,分析合作社采购计划安排是否合理,市场变化趋势预测是否准确,库存材料、商品是否存在短缺、积压等现象,合作社是否存在过生产停滞,合作社是否发生过资源浪费;供应商选择是否恰当,采购方式是否合理,招投标或定价机制是否科学,授权审批是否规范,采购员与供应商是否存在恶意串通,采购物资是否存在质次价高问题;采购验收是否规范,付款审核是否规范,应付款账簿登记是否规范,与供应商对账方式是否科学,采购的物资质量是否符合规定,合作社资金是否存在损失,合作社信用是否存在损害等。

  (作者单位:山东省即墨市田横(王村)镇经管中心)

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