中国农村网 > 第十二期

规范现金日记账登记需抓好四个环节

2016-12-05 15:14:53       来源:农村财务会计-中国农村网    作者:韩志国 邵艳艳 王玉梅

  

  村庄“现金日记账”是由出纳员根据现金收支原始凭证,按照经济业务发生的时间顺序,逐笔登记,反映本村现金收入、现金支出和现金结余的序时账簿,其记载的内容力求准确、明细、精炼、整洁。但在实际工作中,有的村庄不按要求填写账簿启用表;有的账簿登记不及时,“日记账”变成了“月记账”,甚至“季记账”;有的先用铅笔记账,待民主理财结束后再用钢笔描一遍;有的隔行、隔页登记账簿;有的发现错记的业务就采用乱涂、乱刮、乱划等不规范的方法纠正……

  如此一来,不仅增加了财会人员的工作量,现金日记账登记不整洁、不规范,而且一旦出现账务问题,往往难以较快分清责任。所以,要规范村庄现金日记账的登记管理,就要注意抓好以下四个环节。

  一、正确填写账簿启用表

  账簿启用表,又称账簿启用和经管交接表、账簿启用及交接表等。其主要内容包括:村庄名称,账簿名称,账簿编号、页数,会计姓名、职别,启用时间以及会计人员变动交接时间、签章等信息。其作用是可以让查阅者尽快地了解账簿的使用状况,以及负责登记的财会人员概况等。

  在同一会计年度财会人员发生变动时,要在账簿启用表的人员变动栏内注明,并由交接双方在结账后的现金余额处签字确认,原账簿继续使用,即:人换账不换 。这样,交接前后的记账责任便一清二楚。

  二、正确登记现金日记账

  1. 上年余额结转要准确。年初建立新账时,首先要结转上年余额,结转时间为××××年1月1日,结转余额的数额、方向要准确无误。

  2. 业务登记要及时。按照财务管理制度“日清月结”的规定,出纳员对发生的经济业务应该当天入账。这样,现金日记账的记账时间,也就是本村现金收、支业务的发生时间。如果出现原始单据的开具时间与现金收支时间不一致的情况,应该依据现金收支的时间登记现金日记账。同时,可在摘要栏内注明原始单据的开具时间。

  例如:某村2015年7月5日,村干部王某找村会计报销2015年3月12日去市参加业务培训学习费用共计520元(发票上经手人、审批人签字齐全,之前一直未结算)。该笔业务的记账时间应为“2015年7月5日”,“摘要”栏内可注明“付王某3月12日培训费”,金额520元。

  另外,现金日记账登记的依据是经办人、村主任和村支书签字齐全的原始单据,其登账的时间应该在民主理财会议之前,而不是之后。如果某笔业务登记现金日记账后,因被民主理财小组否决而不能入账,则可以用“红字冲销法”冲销该笔业务。这样,就解决了有的村先用铅笔记账,再用钢笔描账的问题。

  3. 账簿登记要规范。登记现金日记账应使用蓝黑色钢笔或碳素笔,不能用圆珠笔,更不能用铅笔;年、月、日、凭证编号、摘要、金额等有关项目应登记齐全,字迹工整清晰,同一月份内的业务,从第二笔开始,月份可以省略,但日期不能省略;书写的数码大小适中,并要按规定留好更正空间(登记的数码不能超过账簿行间距的三分之二);账簿登记必须逐行、逐页使用,不能跳行或隔页登记账簿。

  三、要按规定修改错记的业务

  对于写错的数字或文字,不得随意涂改、刮擦、挖补、撕毁账页或使用修正液等改动账簿,也不准另建账簿重新抄写,而应该根据错记业务的具体情况,按规定采用相应的方法进行更正。

  1. 划线更正法,又叫直接改正法或红线更正法。结账前发现账簿记录中的文字或数字有错,可采取用红线划去错误的文字或数字,然后在划线的上方用蓝字填写正确的文字或数字的方法(注意:仅有个别数字错误时,也要将整个数字全部划去,然后在上方写上正确的数字)。

  2. 红字冲销法,又叫红字更正法。村会计结账后,在报账时因某笔业务不符合相关规定,被镇委托代理中心退回的收支单据,应用红字金额登记入账,在摘要栏内注明“冲销×月×日×号凭证”,冲销原记录。

  3. 补充登记法。发现所记金额小于应记金额时,采用此法进行更正。

  四、年终现金日记账要归档保存

  现金日记账是会计档案的重要组成部分。出纳员年终结账、与会计对账,并建立新账后,要将现金日记账交给村会计,与其他会计档案一并归档保存。

  (作者单位:山东省即墨市农村经济经营管理中心)


中国农村网
责任编辑:霍然