中国农村网 > 第七期

合作社内控制度执行不可漠视

2016-07-04 15:12:56       来源:中国农村网    作者: 张志刚

  

  《农民专业合作社财务会计制度(试行)》是于2008年1月1日起实施的,涉及内部控制制度的条款占很大篇幅,但在执行的过程中,很多合作社管理者对内部控制制度重视程度不够,内部控制制度执行不力。合作社规范化管理水平的高低,很大程度上要看合作社内部控制制度执行得是否到位,合作社管理要规范化、上台阶,加强内部控制制度建设是提高管理水平的必由之路,不可漠视,笔者就合作社执行过程中存在的薄弱环节和关键控制点发表以下看法。

  合作社内部控制制度执行过程中存在的薄弱环节

  内部控制制度有名无实,如同虚设。

  合作社一般都有内部控制制度,各种内部制度上墙一应俱全,但真正能够执行的却很少,如同虚设,有些合作社管理者只关注生产和市场销售,轻视内部管理。

  合作社财务管理人员少,有岗无人。

  合作社规范化管理重中之重是财务管理,当前有些合作社财务管理十分薄弱,合作社或是仅有财务人员1人,或是多为兼职、聘请代账公司代管,有些合作社财务岗位设置看似很多,实则无人,不相容职务很难分离,极易造成财务管理漏洞。

  监事会履职能力弱,监管乏力。

  合作社的监事会多数流于形式,有的合作社只设一名执行监事,很难履行职责,或者根本没有履行职责,监管制度成为一纸空文。

  财务票据管理不规范、不完整,记账不及时。

  合作社经营的多是农业产品,采购和销售等交易对象绝大部分是大户、个体业主或其他合作社,不能取得正式发票,有的仅凭“白条”入账,有的以收据入账,五花八门,很不规范。有些合作社材料出入库及产品出入库不能够精确核算,甚至不核算,且入账不及时,有些合作社两三个月才记一次账,缺乏及时性。

  合作社内部控制制度执行过程中的关键控制点

  合作社财务会计制度共设计七个方面的内部控制制度,即货币资金内部控制制度,销售业务内部控制制度,采购业务内部控制制度,存货内部控制制度,对外投资内部控制制度,固定资产内部控制制度,借款内部控制制度。设计这些制度的目的,就是为了强化对合作社的财务管理,提高合作社的经济效益,仔细分析这七个方面,会发现内部控制制度在执行的过程中以下五个方面应重点关注,具体如下:

  1. 授权审批控制

  合作社财务会计制度明确规定,合作社必须根据有关法律法规,结合实际情况,建立健全以上七种内部控制制度,明确审批人和经办人七种业务的权限、程序、责任和相关控制措施。简单地说就是以上七类经济业务取得的各种凭证未经授权审批的均不能入账,

  2. 责权划分控制

  责权划分即要对合作社的各种业务涉及的各项职责进行合理的划分,促使每一个人的工作能自动地检查另一个人或更多人的工作,促使不相容的职务相互分离,以达到预防和及时发现在执行时所产生的错误和舞弊行为。下面对涉及责权划分控制部分的关键控制点列举如下:①货币资金内部控制制度规定,记账人员和出纳应相互分离,也就是通常说的钱账分管,支票和财务印鉴不得由同一人保管。②采购及销售业务内部控制制度规定,采购人员与仓库保管员、记账人员应相互分离;合作社应当按照规定的程序办理采购与付款业务。在办理付款业务时,应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证进行严格审核;销售时应对销售单,产品出库单,结算凭证进行严格审核。③存货内部控制制度规定,存货入库时,保管员清点验收入库,填写入库单;出库时,由保管员填写出库单,主管负责人批准,领用人签名盖章,保管员根据批准后的出库单出库。④对外投资、固定资产内部控制制度规定,合作社应当建立对外投资责任追究制度,对在对外投资中出现重大决策失误、未履行集体审批程序和不按规定执行对外投资业务的人员,应当追究相应的责任。重大固定资产的采购及新建也应履行集体决策,未履行集体审批程序和不按规定执行采购或新建固定资产业务的人员,也应当追究相应的责任。⑤借款对外投资内部控制制度规定,不得由同一人办理借款业务的全过程。

  凭证及记录控制

  凭证是证明交易发生和交易价格、性质及条件的证据,是各种交易的运行轨迹,例如通过连续编号、交叉索引、关联账户对账等书面资料所提供的一连串的迹象,以证明交易发生的真实性和准确性。下面对涉及责权划分控制部分的关键控制点列举如下:①货币资金内部控制制度规定合作社收取现金时手续要完备,使用统一规定的收款凭证。合作社取得的所有现金均应及时入账,不准以“白条抵库”,不准挪用,不准公款私存;合作社应当按照有关规定及时办理销售收款业务,应将销售收入及时入账,不得账外设账。②销售业务内部控制制度规定合作社应当加强销售合同、发货凭证、销售发票等文件和凭证的管理。合作社应当加强对采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的管理。③对外投资业务控制制度规定合作社应当对对外投资业务各环节设置相应的记录或凭证,加强对审批文件、投资合同或协议、投资方案书、对外投资有关权益证书、对外投资处置决议等文件资料的管理,明确各种文件资料的取得、归档、保管、调阅等各个环节的管理规定及相关人员的职责权限。合作社应当加强对投资收益的控制,对外投资获取的利息、股利以及其他收益,均应纳入会计核算,严禁设置“账外账”。④借款业务控制制度规定合作社应当对借款业务按章程规定进行决策和审批,并保留完整的书面记录。合作社应当在借款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,并加强有关单据和凭证的相互核对工作。合作社应当加强对借款合同等文件和凭证的管理。

  内部稽核控制

  内部稽核控制是合作社健康运行的保证,下面对涉及内部稽核控制部分的关键控制点列举如下:①货币资金内部控制制度规定合作社要定期与银行、信用社或其他金融机构核对账目。②销售业务内部控制制度规定合作社应当按照规定的程序办理销售和发货业务。应当在销售与发货各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,并加强有关单据和凭证的相互核对工作。③采购业务内部控制制度规定合作社应当按照规定的程序办理采购与付款业务。应当在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,并加强有关单据和凭证的相互核对工作。④固定资产内部控制制度规定合作社应当建立健全固定资产内部控制制度,建立人员岗位责任制。应当定期对固定资产盘点清查,做到账实相符,年度终了前必须进行一次全面的盘点清查。⑤借款内部控制制度规定合作社应当在借款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,并加强有关单据和凭证的相互核对工作。

  重要资产的接触与使用控制

  合作社要建立货币资金、存货等重要资产连续记录,以确保资产的安全完整。加强防护措施,防盗防火。同时也要加强对各种有价证券的管理。建立有价证券登记簿,详细记载各有价证券的名称、券别、购买日期、号码、数量和金额。货币资金、存货、有价证券要由专人管理。总之合作社在做好对账的同时,要组织专人定期或不定期清点核对现金及存货等重要资产,做到账实相符,年末必须进行一次全面的盘点清查。

  (作者单位:江苏省睢宁县双沟镇农经中心)

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