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启用和登记账簿要领

2016-02-25 10:38:41       来源:中国农村网    作者:张裕辉 袁 泉

  

  建立账簿是为了满足会计核算的需要,是会计全面、正确、及时、系统地完成核算和监督经济活动职能的重要基础工作。为了保证记账工作的质量,使账簿记录及时、准确、清晰、完整、客观真实反映核算主体的会计信息,会计人员必须掌握记账规则和记账技术。

  如何启用账簿

  账簿是重要的会计档案。为了确保账簿记录的规范和完整,明确记账责任,在启用账簿时,应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上填列“账簿启用和经管人员一览表”,其内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名,并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时,应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名,由交接双方签名和盖章。

  启用订本式账簿,对于未印制顺序号的账簿,应从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应按账页顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页数,另加目录,记明每个账户的名称和页次。

  如何登记账簿

  账簿作为会计信息的主要记录工具,必须按规定的方法,依据审核无误的记账凭证进行登记。

  1. 登记账簿的内容要全面,日期、编号、业务内容摘要、借贷方金额等要做到准确无误。

  2. 登记完毕后,要在会计凭证上签名或盖章,并注明已经登记的符号(如“√”),表示已经记账,防止重记、漏记。

  3. 账簿登记要清晰、整洁。账簿中书写的文字和数字要贴近底线,上面要留适当空距,不要写满格,一般应占格长的1/2。

  4. 账簿记录要连贯。各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应将空行、空页划线注销,或注明“此行空白”或“此页空白”字样,并由记账人员签名或盖章。

  5. 每一账页登记完毕结转下页时,应结出本页合计数及余额,写在本页最后一行或下页第一行有关栏内,并在本页的摘要栏内注明“转下页”字样,在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。

  6. 登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写。不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写。更正错账中规定用红色墨水记账的例外。禁止刮擦、挖补、涂抹或更改字迹。

  错账更正方法

  1. 划线更正法

  这种办法主要用于更正在结账前发现的账簿记录中的文字或数字错误。更正时,在错误处划一红线,以示注销。划线时,要划出错误文字或数字的整个数码,不能只划其中个别数码。然后在红线上空白处填上正确的数字或文字,并由更正人员在更正处盖章以示负责。

  2. 红字更正法

  这种办法的运用范围:记账后发现记账凭证中应借应贷账户的名称、方向有错误;记账后发现记账凭证中金额错误,且错误金额大于正确金额。

  第一种情况,其更正方法:先用红字金额编制一张与原错误记账凭证内容一致的记账凭证,在摘要栏中注明“更正某月某日第×号凭证错误”,并据以过账,冲销原来的错误记录,然后用蓝字金额编制一张正确的记账凭证,在摘要栏中注明“更正某月某日第×号凭证错误”,并据以过账,以达到更正错账记录的目的。

  第二种情况更正时,只需将多记金额(即多记的差额)用红字按原分录的账户对应关系编制一张记账凭证入账即可。

  采用红字更正法,一方面可以避免发生额虚增虚减,另一方面可以冲销账簿记录的错误,达到更正错账的目的。

  3. 补充登记法

  此办法主要用来更正记账以后,记账凭证中的会计科目正确,但所填金额小于应填金额而产生的错误。更正方法是:将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证,在摘要栏中注明“某月某日第×号凭证错误”。并据以用蓝字登记入账,以补充原少记金额。

  平时会计人员在记账过程中难免发生账户运用、记账方法、应记数字等技术性的错误,在会计人员工作规则、会计原理教材和专业会计制度中对记账错误的更正方法都从技术角度作了明确规定。这些规定可以概括为:错误起因,是错在记账凭证上,还是错在登记账簿上;错误内容,是文字上的,还是数字上的;更正方法,要区别于结账前的,还是结账后的。弄清错账情形后,再确定采用划线更正法、红字更正法或补充登记法。

  (作者单位:江苏省启东市海复镇农经站)


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