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记账凭证要重视『摘要』

2016-02-25 10:35:34       来源:中国农村网    作者:侯新远 范开鹏

  

  为核实问题需要而查阅财务原始单据时,从理论上讲应该是对着总账的现金科目先找出该有关问题所在的记账凭证号,然后找出该本记账凭证查阅其原始单据。但在实际工作中,有时却不能通过账簿、凭证等直接找到对应的经济业务,不得不面对成箱成柜的原始单据,逐张翻阅、仔细查找,甚至因时间长远单据模糊等加大了工作量,费时费力。究其原因,就是记账凭证上的“摘要”信息失真。

  一、“摘要”信息失真的原因

  1. 填写凭证时只注意金额,不注意“摘要”。觉得摘要无所谓,少写几个字不会影响到现金余额。看到了哪张原始单据的内容就记上哪张单据的内容,缺少的不予理会,还有的将未经整理过的一本原始单据的第一张的内容记为摘要,很是随意。

  2. 原始单据分类不清,导致“摘要”不准。账务处理,其实就是对原始单据的分类、归纳、定性、填写。对原始单据分好类是第一位的,有的财务人员为了少制作几张记账凭证,在原始单据分类时将几类单据合为一本,做一个会计分录,致使摘要包含内容过多,无法做到精简全面。

  3. 主次不分,不顾同类单据的金额大小、分类单据的性质。对分好类的一本单据,内容摘要不分主次,对金额的大小也不重视,摘小不摘大等。如买一盒水笔和一箱打印纸,摘记为“买水笔等”。

  4. 科目核算的内容模糊,时东时西,标准不一。对科目核算的内容模棱两可,把握不准,随意性大。如内部往来和短期借款不分,同一笔业务记入两个科目,且摘要都为“借款”、“还款”等,还有些“管理费用”和“其他支出”不分,甚至对上级拨入的专款有时计入“其他收入”,有时计入“补助收入”,而非“专项应付款”等。

  二、记账凭证摘要的摘记方法

  1. 原始单据分类要清。对原始单据着手进行账务处理,第一步单据的分类很重要,内容不一致的单据不要混分在一起,一本单据只有保证了单据内容的“同一类别”,才可以在摘要的有限空间内简单明了地体现其内容。

  2. 同类单据主次分开。对于分好类的单据,还需要再重新整理一番,根据内容,分清主次,分清金额大小,尽量采取降序或升序排列,能防止合计金额时因小数点错位而出现的错误,同时对于单据的厚薄、纸张的大小等都需要整理,整理完好再按要求进行粘贴,最后在凭证的摘要处按该本单据的性质分清主次内容进行填写。

  3. 控制原始单据张数。一张记账凭证之后不宜附过多的原始单据,原始单据张数过多,难免内容错杂,不易摘要,即使全部单据内容一致,粘贴起来也不易保持整齐,因此应根据自己的业务量情况确定合理的单据张数上限,尽量避免出现“大肚子”凭证。

  4. 摘记内容要简明清楚。摘要内容既要简单明了,还要说清说全问题。尤其注意不要非左即右,简单过头亦是错误,举个简单的例子,如张三出差北京预借差旅费,应为“张三出差北京借款”,而不应简记为“张三借款”,更不应该简记为“借款”,回来报销时应简记为“张三报北京差旅费”或“张三报北京招商费”等,说清楚“某人到某地办了某事”即可。

  (作者单位:山东省临沂市罗庄区沂堂镇经管站、山东省日照市莒县城阳街道经管站)


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